Eat the Frog

So schmeckt produktives Arbeiten

Liebe Leserinnen und Leser,

lange Arbeitstage, aber trotzdem wird die To-do-Liste nicht kürzer? Ihnen liegt seit Tagen im Magen, dass Sie eine wichtige Präsentation für einen Kunden erstellen müssen, aber Sie haben noch so viele andere Aufgaben, die Sie zu erledigen haben? Gleichzeitig merken Sie aber, dass Sie gerade bei den wichtigen Aufgaben nicht vorankommen und diese immer wieder aufschieben?

Sicherlich können Sie sich an diverse Situationen erinnern, in denen Sie sich von der Menge Ihrer Aufgaben überfordert gefühlt und den Fokus verloren haben. Wie können Sie konsequent auf Ihre Ziele hinarbeiten, ohne jeden Tag von Ihrer übermäßig optimistischen Aufgabenliste erdrückt zu werden?

Gerade in Situationen der Überforderung neigen wir dazu, die großen und schwierigen Aufgaben aufzuschieben und uns auf unwichtigere To-dos zu fokussieren, die leichter zu erledigen sind. Dass das nicht die Lösung des Problems darstellt, versteht sich von selbst.

Als Führungsperson übernehmen Sie automatisch die Aufgabe, Komplexität zu managen. Damit haben Sie zu tun, ob Sie wollen oder nicht. Hohe Komplexität ist eine typische Eigenschaft von Führungssituationen in allen Dimensionen: Die Führung der Organisation, die Führung Ihrer Mitarbeiter als auch die Selbstführung – je mehr Vorgänge und Ziele Sie zu managen haben, desto herausfordernder wird es. Wie können Sie nun Ihre verfügbaren Ressourcen effektiv einsetzen, sodass Sie den Überblick nicht verlieren?

An dieser Stelle kommen Produktivitätstechniken zum Einsatz. Mithilfe dieser Werkzeuge können Sie Ordnung in Ihren Arbeitsalltag bringen, mentale Widerstände überwinden und Ihre To-do-Liste am Ende des Tages erfolgreich abhaken.

Wenn du einen Frosch essen sollst, ist es am besten, wenn du es gleich am Morgen tust. Und wenn du zwei Frösche essen sollst, ist es am besten, den größten zuerst zu essen." (Mark Twain)

Nach diesem anschaulichen Ratschlag benannte der Produktivitätsberater Brain Tracy die Eat-the-Frog-Methode. „Iss den Frosch“ – wortwörtlich ist diese Methode natürlich nicht zu verstehen. Vielmehr geht es dabei darum zu lernen, wie Sie all jene Aufgaben, die Sie am liebsten nie erledigen würden, gerne aufschieben und erst dann angehen, wenn der Zeitdruck zu groß ist – die Frösche – schneller erledigen können.

Die Eat-the-Frog-Methode stellt heute eine der beliebtesten Zeitmanagementmethoden zur Steigerung der Produktivität im Arbeitsalltag dar. Sie läuft ganz nach der Prämisse: Nimm Dir eine wichtige Aufgabe für den Tag vor und erledige sie zuerst. An dieser Stelle denken Sie vielleicht: „Eine Aufgabe? Ich habe Dutzende von Dingen, die ich jeden Tag erledigen muss. Ich kann unmöglich nur eine Aufgabe erledigen!“. Doch gerade wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie im Alltag in eine Millionen Richtungen gezogen werden und von der Anzahl der Aufgaben, die Sie erledigen müssen, überwältigt sind, ist diese Methode für Sie sogar noch wirkungsvoller. Denn bei dieser Methode geht es nicht darum, die Füße hochzulegen, wenn Sie Ihren Frosch gegessen haben. Die anderen Aufgaben erledigen sich schließlich nicht von allein. Aber die wichtigste und oftmals auch schwierigste Aufgabe Ihrer To-do-Liste, die besonders viel Energie und Konzentration kostet, wird priorisiert. Dadurch rücken weniger wichtige Aufgaben sowie Ablenkungen in den Hintergrund und es wird ein klarer Fokus gesetzt. Dieser Hyperfokus auf nur eine Aufgabe sowie die extreme Einfachheit der Methode, machen diese besonders effektiv. Zudem werden Sie bei dieser Methode schnell Fortschritte bemerken. Viele Produktivitätssysteme führen dazu, dass Sie das Gefühl haben, ständig im Rückstand zu sein und nicht mithalten zu können. Wenn Sie sich schlecht fühlen, vermeiden Sie eher das, was Sie sich schlecht fühlen lässt, zugunsten von Dingen, die Ihre Stimmung im Moment verbessern. Im Gegensatz dazu zwingt Eat-the-Frog Sie dazu, sich auf weniger zu konzentrieren, auch wenn Sie wissen, dass Sie mehr tun können. Jeder Tag, an dem Sie Ihren Frosch essen, ist ein guter Tag. Außerdem bedeutet das Befolgen der Methode, dass Sie täglich Fortschritte bei etwas Sinnvollem machen werden. Studien haben gezeigt, dass diese Art von Fortschritt ein wichtiger Motivator und Prädiktor für Zufriedenheit und Engagement bei der Arbeit ist und zu einem positiven Kreislauf der Erledigung von Aufgaben führen kann. Wir fühlen uns gut, wenn wir die Dinge, die wir uns vorgenommen haben, zu Ende bringen, was es uns wiederum leichter macht, sie weiter zu tun. Wenn Sie gleich morgens einen Erfolg verbuchen können, ist es wahrscheinlicher, dass Sie einen Schwung und eine gute Stimmung entwickeln, die Sie durch den Rest Ihres Arbeitstages tragen.

So einfach Eat-the-Frog auch ist, gibt es dennoch einige Tipps, die wir Ihnen zur erfolgreichen Anwendung der Methode mit auf den Weg geben wollen:

#1 Entscheiden Sie sich für einen Frosch 
Auch bekannt als Ihre wichtigste Aufgabe (Most Important Task, MIT). Diese Aufgabe ist oft wichtig, aber nicht dringend, die Art von schwieriger Aufgabe, die viel mentalen Widerstand und daraus resultierende Prokrastination erzeugt, wenn Sie sich nicht absichtlich Zeit dafür nehmen. Wahrscheinlich wissen Sie direkt, von welcher Art Aufgaben wir sprechen.

#2 Wählen Sie eine Aufgabe, die Sie in 1-4 Stunden erledigen können
Ihr Frosch sollte höchstens einen halben Tag Arbeit brauchen. Eine klar definierte, realistische Aufgabe macht es einfacher, anzufangen und nicht zu zögern. Wenn Sie die Aufgabe noch vor dem Mittagessen abhaken, haben Sie einen konkreten Erfolg und einen Endorphinschub, der Sie für den Rest des Tages fit macht.

#3 Teilen Sie die Aufgabe bei Bedarf in kleinere Schritte auf: 
Wenn Ihr Frosch mehr als einen halben Tag braucht, unterteilen Sie ihn in kleinere Schritte, die vier Stunden oder weniger in Anspruch nehmen werden. Die nächste konkrete Maßnahme auf dieser Liste ist Ihr neuer Frosch.

#4 Widerstehen Sie der Versuchung, im Voraus zu planen: 
Sobald Sie anfangen, Ihre großen Aufgaben aufzuschlüsseln, könnten Sie versucht sein, Ihre Frösche für die ganze Woche oder mehrere Wochen im Voraus zu planen. Tun Sie das nicht! Eine genaue Vorhersage von Aufgaben in der Zukunft ist fast unmöglich und führt nur dazu, dass Sie schnell in Rückstand geraten. Einer der Vorteile von Eat-the Frog ist, dass Sie jeden Morgen mit einem einzigen Fokus neu beginnen können. Identifizieren Sie Ihre Frösche und gehen Sie sie einen Tag nach dem anderen an.

#5 Bereiten Sie Ihren Frosch am Vorabend vor
Ein bisschen vorausplanen ist dennoch nicht schädlich. Am Vorabend sind Sie nah genug dran, um genau planen zu können, aber noch weit genug davon entfernt, es tatsächlich tun zu müssen.

#6 Essen Sie Ihren Frosch als Erstes 
Was auch immer Ihr Frosch für den Tag sein mag, essen Sie ihn als Erstes, wenn Sie sich an die Arbeit setzen. Planen Sie nach Möglichkeit keine Meetings. Informieren Sie sich nicht auf Twitter. Checken Sie nicht Ihre E-Mails. Denken Sie nicht einmal daran, an all die anderen, weniger wichtigen Dinge zu denken, die Sie später am Tag erledigen müssen. Konzentrieren Sie Ihre gesamte geistige Energie auf Ihren Frosch und nur auf Ihren Frosch. Sie sind kein Morgenmensch? Die gleichen Prinzipien der Hyperpriorisierung können zu jeder Tageszeit angewendet werden, zu der Sie sich am energiegeladensten, konzentriertesten und produktivsten fühlen. Es geht darum, Ihre beste Arbeitszeit voll auszunutzen, egal ob das um 8 Uhr morgens oder um 20 Uhr abends ist. Erledigen Sie zu dieser Zeit jeden Tag Ihre wichtigste Aufgabe zuerst.

Selbstverständlich können Sie die Methode auch in Kombination mit anderen Methoden wie der "Zeitblockierung" oder der "Pomodoro-Technik" anwenden.

Zum Abschluss möchten wir Ihnen eine ganz wichtige Sache noch mit auf den Weg geben. Produktivitätstechniken sollten nicht als Allerheilmittel verstanden werden. Wenn Sie emotional versuchen sollten, mit Hilfe von Produktivitätstechniken ihr komplettes Leben unter Kontrolle zu bringen, dann sind Sie auf dem Weg zu scheitern.

Setzen Sie die für Sie passende Technik reflektiert und bewusst in den Lebensbereichen ein, in denen Sie produktiver, effektiver und effizienter werden wollen. Nur dann werden Sie von der Methode auch profitieren können.

Wichtig ist auch, dass Sie eines immer im Hinterkopf behalten: Verhaltensänderung tritt dann ein, wenn Sie die Techniken über mehrere Wochen wirksam ausprobieren. Erst dann können Sie feststellen, ob die Methode etwas für Sie ist. Gerne unterstützen wir Sie hierbei und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Wir bedanken uns für Ihr Interesse und wüschen viel Erfolg beim Frösche essen.
Rabea Seiler mit Prof. Dr. Daniel Keller für KellerPartner

Titelbild: Foto von Nataliya Vaitkevich auf Pexels