Die Multitasking-Illusion

Wie wir Zeit sparen wollen und sie dabei verlieren

Liebe Leserinnen und Leser,

das Postfach droht überzuquellen, aber in wenigen Minuten beginnt Ihre Videokonferenz. Länger bleiben können Sie danach nicht – heute sind Sie an der Reihe die Kinder abzuholen und der Wocheneinkauf will auch noch gemacht werden. Allem gerecht zu werden, erscheint Ihnen unmöglich. Da kommt Ihnen der rettende Einfall: Multitasking. Multitasking – kommt mit einem einfachen und mindest so verführerischen Versprechen daher: Zeitgewinn durch Parallelisierung der Aufgaben. Und so beantworten Sie die E-Mails, schauen noch kurz auf Ihr Handy – schließlich haben Sie eine Benachrichtigung erhalten, schreiben im Kopf die Einkaufsliste und hören der Videokonferenz zu. Problem gelöst? Ganz so einfach ist es leider nicht. Frustriert müssen Sie feststellen, dass sich in den E-Mails einige Flüchtigkeitsfehler eingeschlichen haben, beim Einkauf haben Sie nicht bedacht, dass die Milch zur Neige gegangen ist und den Inhalt der Videokonferenz können Sie allenfalls vage wiedergeben.

Kommt Ihnen dieses Beispiel bekannt vor? Keine Sorge, Sie sind damit nicht allein. Im Gegenteil, die überwältigende Mehrheit der Menschen kann nicht multitasken.

Vielleicht weisen Sie das Problem für sich aber auch zurück. Ihnen wäre das so nicht passiert. Sie sind stolz darauf, zwei, drei, ja sogar vier Aufgaben problemlos jonglieren zu können. Und ja- es gibt Sie wirklich, die Supertasker, denen Multitasking nichts ausmacht. Doch sie sind selten.

Einer Studie zufolge können nur ca. 2,5% der Teilnehmenden multitasken, ohne dass ihre Arbeitsergebnisse leiden (Watson & Strayer, 2010).

Vor diesem Hintergrund geben Sie sich einen Ruck und probieren auch Sie die im Folgenden vorgestellten Techniken zum Monotasking aus. Wer weiß, vielleicht werden Sie ja überrascht und wechseln in das Lager der begeisterten Monotasker.

Bevor wir uns aber den Techniken des Monotasking zuwenden, lassen Sie uns zunächst gemeinsam auf die Probleme des Multitasking schauen. Das, was wir landläufig als Multitasking bezeichnen, wäre wohl treffender als Switchtasking, also Wechsel zwischen den Aufgaben, beschrieben. 

Tatsächlich sind wir grundsätzlich nicht in der Lage mehrere Aufgaben zeitgleich durchzuführen.

 
Unser Gehirn springt zwischen den Aufgaben hin und her. Dabei kostet jeder Wechsel Zeit. Zugegeben, wir reden hier nicht mal von Sekunden, aber nicht umsonst heißt es „Kleinvieh macht auch Mist”. Wenn Sie nun in sich gehen und überlegen, wie oft Sie in der Stunde, am Tag in der Woche oder gar in einem Jahr zwischen Aufgaben hin und herspringen, so werden Sie schnell feststellen: Es kommt eine ganze Menge zusammen.

Und nicht nur das, wann immer wir zu unserer eigentlichen Aufgabe zurückkehren, brauchen wir Anlaufzeit, um wieder auf unser ursprüngliches Konzentrationslevel zurückzufinden, wenn wir nicht bereits zuvor schon den nächsten Wechsel vollziehen. Auf den ersten Blick mögen uns diese kurzen Blockaden als vernachlässigbar erscheinen, doch die so angehäufte verlorene Zeit, kann bis zu 40% unserer produktiven Zeit ausmachen.

Die Botschaft der Wissenschaft  ist eindeutig:

Den meisten von uns schadet Multitasking. Global wird der Schaden durch Multitasking während der Arbeit auf ca. 450 Milliarden Dollar pro Jahr geschätzt.

Was heißt das nun für Sie? Sie stehen nach wie vor vor derselben Aufgabenflut und Ablenkungen lauern heute mehr denn je. Wie können Sie also der Versuchung zum Multitasking widerstehen?  Im Folgenden möchten wir Ihnen Techniken an die Hand geben, die Sie bei der Umstellung vom Multi- zum Monotasker unterstützen. Oft ist Multitasking eine feste und auch liebgewonnene Gewohnheit geworden, die zu überwinden nicht einfach ist. Durchhalten lohnt sich.

• Sie wissen nun: Genauso wenig wie sie physisch an zwei Orten sein können, können Sie sich mental aufteilen. Damit kommen Sie nicht umher Prioritäten zu setzen. Wenn Aufgaben nicht gleichzeitig erledigt werden können, müssen Sie unweigerlich entscheiden, womit Sie beginnen wollen. Dabei hilft es, Aufgaben entlang der Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Ist eine Aufgabe weder dringlich noch wichtig, können Sie sie getrost beiseite legen. Fragen Sie sich auch, welche Aufgaben Sie delegieren können. Oftmals bieten sich hier vor allem dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben an. Beginnen Sie stattdessen mit wichtigen und dringlichen Aufgaben. Natürlich kann es sein, dass auch in dieser Kategorie noch eine Reihe von Aufgaben um Ihre Aufmerksamkeit buhlen. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, sich die allerwichtigsten Aufgaben (AWAs) für den jeweiligen Tag zu überlegen. Dabei können Sie folgende Leitfrage nutzen: Wenn ich heute nur eine einzige Aufgabe erledigen könnte, welche wäre dies? Sie werden sehen, desto klarer Ihr Bewusstsein für die Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer Aufgaben ist, desto leichter wird es Ihnen fallen bei Ihrer Aufgabe zu bleiben.

• Timeboxing kann Ihnen helfen, die priorisierten Aufgaben konzentriert zu erledigen.

  Dazu gehen Sie wie folgt vor: Legen Sie fest, wie lange Sie für ihre Aufgaben brauchen werden. Jede Aufgabe bekommt nun eine eigene Timebox. Während der festgelegten Zeit konzentrieren Sie sich nur auf diese eine Aufgabe. Dies hilft Ihnen, eine Aufgabe zunächst zu beenden, bevor Sie zu einer anderen Aufgabe wechseln.

• Daneben kann auch Time Blocking eine Hilfe sein, Rückfälle in das Multitasking zu verhindern. Ein häufiger Fallstrick ist etwa das Verlangen, das Postfach permanent zu überwachen und Nachrichten sofort zu beantworten. Hier kann es helfen, bewusst Zeitblöcke für diese Aufgabe einzurichten. So können Sie sich morgens, bevor Sie mit den übrigen Aufgaben beginnen und vor dem Feierabend, ein Zeitfenster einrichten, dass Sie ganz bewusst dem Lesen und Beantworten von Mails zuweisen. In der Zwischenzeit jedoch widmen Sie sich ganz Ihren Aufgaben und blenden diese Ablenkung aus.

Wenn Sie das nächste Mal der Versuchung zum Multitasking nachgeben wollen und das Gefühl haben, der Stress ließe Ihnen keine andere Wahl, dann atmen Sie tief durch und erinnern sich:

Wer einen Schritt nach dem anderen setzt, kommt in der Regel schneller zum Ziel.

Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, wie Sie die richtige Atemtechnik dabei unterstützen kann, einen kühlen Kopf zu bewahren und im Stress nicht alten Gewohnheiten anheimzufallen, dann werfen Sie doch einen Blick in unseren letzten Blogbeitrag. Besuchen Sie auch gerne unsere eAcademy. Hier finden Sie weitere Informationen zu verwandten Themen.

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Wir bedanken uns für Ihr Interesse!
Laura Barking mit Prof. Dr. Daniel Keller für Keller Partner

Titelbild: Foto von energepic.com auf Pexels