Meetings wirksam leiten

Wie Sie Ihre Meeting-Kultur nachhaltig verbessern 

Liebe Leserinnen und Leser,

stellen Sie sich bitte folgendes Szenario vor…

…es ist 07:30 Uhr an einem kalten und nassen Montagmorgen. Sie betreten das große Bürogebäude, grüßen Ihre Kollegen und setzen sich allmählich auf Ihren Schreibtischstuhl. Sie lehnen sich zurück und schauen aus dem Fenster. Ihr Blick schweift nach kurzer Zeit vom Fenster ab und fällt allmählich runter auf Ihren Terminkalender, der sich mittig platziert auf Ihrem Schreibtisch befindet. Sie öffnen diesen, um nachzusehen, was heute auf Ihrem Plan steht. Ihr Blick bleibt an einem Ihrer ersten Termine haften. Dort lesen Sie: „von 08:00 Uhr bis 10:00 Uhr Meeting angesetzt”. Sie stöhnen laut auf. Folgende Gedanken schießen Ihnen durch den Kopf: „Wir werden weiterhin Meetings abhalten, bis wir herausfinden, warum keine Arbeiten fertig werden“, „Und schon wieder ein Meeting bei dem Stunden verschwendet werden“, „Das Meeting wird sich bestimmt wieder extrem in die Länge ziehen“…

Kommt Ihnen vielleicht eine solche Situation bekannt vor?

Laut Keith (2015) nimmt die Zahl der ineffektiven sowie überladenen Meetings immer weiter zu, vor allem im Bereich des oberen Managements.

So berichten immer häufiger Mitarbeiter von negativen Meeting-Erfahrungen. Ineffektive Meetings kosten nicht nur Motivation, sondern auch Zeit. Diese Zeit bedeutet für die Unternehmen von heute viel Geld. So werden schätzungsweise 15 Prozent des Personalbudgets für Meetings ausgegeben (vgl. Rogelberg, 2019).

In diesem Artikel möchten wir Ihnen deshalb einige Tipps und Methoden vorstellen, wie Sie Ihre Meetings optimieren und produktiver gestalten können:

• Erstellen Sie Tagesordnungen, die wirksam sind. Obwohl der genaue Verlauf eines Meetings nicht planbar ist, ist dieser dennoch steuerbar. Ein erfolgreicher Verlauf basiert zu einem großen Teil auf einer guten Vorbereitung. Entwickeln Sie eine Agenda und splitten Sie das Gesamtziel für das Meeting in Unterziele auf. Nutzen Sie diese Unterziele als Struktur für die Agenda. Legen Sie auf dieser Grundlage Tagesordnungspunkte fest. Definieren Sie für jeden Tagesordnungspunkt, welches Ergebnis an seinem Ende stehen soll und legen Sie für jeden Tagesordnungspunkt einen Verantwortlichen fest sowie die entsprechende Dauer, die dafür vorhergesehen ist. 

• Bestimmen Sie die Dauer gewissenhaft. Laut Cyril Northcote Parkinson (1942), dehnt sich die Arbeit auf die Zeit aus, die dafür vorgesehen ist. Halten Sie dies bei der Vorbereitung Ihrer Meetings im Hinterkopf und versuchen Sie, die Länge Ihres Meetings gewissenhaft zu wählen. Nachdem Sie die Länge für Ihr Meeting bestimmt haben, bietet es sich basierend auf dem Yerkes-Dodson Gesetz an, eine ungerade Länge für Ihr Meeting anzusetzen, wie zum Beispiel 57 Minuten. Das hat zur Folge, dass sowohl Aufmerksamkeit, als auch Neugierde erregt werden. Sobald Ihnen eine gute Zeitschätzung vorliegt, sollten Sie außerdem erwägen, diese zu reduzieren. Wenn Sie 5-10 Prozent von der wohldurchdachten Schätzung abweichen, führen Sie potenziell ein gesundes Maß an Stress ein, um aufgabenbezogene Konzentration, Anregung, Energie und Engagement zu fördern.

• Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl. Wie viele Personen werden benötigt? Um die richtige Anzahl an Teilnehmern bestimmen zu können, müssen Sie zunächst Ihre Ziele für das Meeting konsultieren. Erst dann können Sie alle relevanten und notwendigen Parteien bestimmen. Wer sind also die wichtigsten Entscheidungsträger und Interessenvertreter für das Erreichen jedes Ziels? Führen Sie Protokoll, um die nicht beteiligten Personen über das Meeting-Ergebnis zu informieren.

• Beginnen Sie das Meeting pünktlich. Pünktlich heißt: Sie starten mit der Begrüßung zu der Uhrzeit, die Sie als Beginn angegeben haben und warten nicht auf die Zuspätkommer. Danach stellen Sie das Thema, die Ziele und die Tagesordnung vor. Erklären und erläutern Sie die wichtigsten Punkte kurz, sodass alle sich auf das Besprechungsthema einstellen können. Wenn Sie immer pünktlich mit Ihrem Meeting beginnen, erkennen die Teilnehmer, dass Pünktlichkeit ein hoher Wert ist. Das setzt zwingend voraus, dass Sie als Gesprächsleiter oder Moderator selbst pünktlich sind. Am besten sind Sie 10 Minuten vor Beginn da, um zu klären, ob alles so vorbereitet ist, wie Sie es geplant haben. Sprechen Sie – wenn möglich – die zu spät kommenden Personen später an und bitten Sie diese, künftig pünktlicher zu sein.

• Vermeiden Sie Routinen. Auch Routinen können dazu beitragen, dass die Meetingqualität leidet. Bekämpfen Sie diese, indem Sie Ihre Meetings abwechslungsreich gestalten. Sie können beispielsweise die Sitzordnung in Ihren Meetings ändern, ein Walking-Meeting einführen oder ein Meeting im Stehen erwägen.

• Fördern Sie Ihre Selbsterkenntnis. Ein weiterer wichtiger Aspekt, um Meetings wirksam zu leiten, ist die Selbsterkenntnis. Der Lake Wobegon Effekt nach David Myers (1980) besagt, dass Menschen eine robuste Neigung dazu haben, die eigenen Kenntnisse, Fertigkeiten, Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmale in Relation zu anderen zu überschätzen. Versuchen Sie dementsprechend Ihre Selbsterkenntnis zu verbessern und machen Sie sich bewusst, dass Sie bei der Leitung von Meetings nicht ganz so gut sind, wie Sie glauben, dass Sie es sind. Um Selbsterkenntnis zu fördern, brauchen Führungskräfte das Wissen über sinnvolle Meeting-Fähigkeiten und Moderationstrainings. Denn wenn Sie nicht wirklich wissen, wie ausgezeichnetes Meeting-Verhalten aussieht, haben Sie schließlich keinen internen Standard, mit dem Sie sich vergleichen können. Es kann hilfreich sein, 360-Grad-Feedback-Umfragen durchzuführen, die einige Inhalte zu Meetings enthalten. Mit einem 360-Grad-Feedback erhält eine Führungskraft aggregiertes anonymes Feedback von Schlüsselpersonen wie den Kollegen, den direkten Vorgesetzten und dem Chef. Es gibt außerdem Signale, die uns, wenn wir genau hinsehen, über die Fähigkeiten Meetings zu leiten informieren. Diese Signale dienen ebenfalls als Feedback. Ein solches Signal erhalten Sie beispielsweise, wenn sich die Teilnehmer an einer Vielzahl von Nebengesprächen beteiligen, oder wenn ein oder zwei Teilnehmer die Meetingdiskussion dominieren. Sollten Sie solche Signale bemerken, ist es an der Zeit, über eine Veränderung nachzudenken.

• Werden Sie zum idealen Meetingleiter. Der ideale Leiter eines Meetings behält den Überblick über die Zeit und treibt das Meeting angesichts des Gesamtbildes der Tagesordnung effektiv voran. Dieser fasst den Stand der Dinge zusammen und sammelt die Beiträge der Menschen, so dass jeder den Prozess und die Diskussion, um die es geht, versteht. Er schafft eine Wohlfühlatmosphäre und zieht aktiv den Input von anderen heran. Er verfolgt im Kopf, wer sprechen möchte und kommt auf sie zurück. Zudem prüft er auf Zustimmung und Konsens, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wo sich die Teilnehmer befinden, übt aber keinen unangemessenen und unnötigen Druck auf andere aus, um zu einem Abschluss zu kommen, wenn sie noch nicht bereit sind. Darüber hinaus erkennt der ideale Meetingleiter, dass es wichtig ist, das Meeting auf den richtigen Weg zu beginnen. Sie können für eine positive Energie sorgen, wenn Sie die Teilnehmer begrüßen, ihnen Snacks anbieten, Musik beim Eintreten spielen, technologiefreie Meetingzonen schaffen, Rollenspiele einführen oder zwischendurch eine Dehnung einführen. Stille kann ebenso wertvoll sein, um die Qualität Ihrer Meetings zu verbessern. Denn Meetings mit Zeiten der Stille, in denen Mitarbeiter neue Ideen entwickeln oder sich eine eigene Meinung zu den präsentierten Ideen bilden, können von Vorteil sein, indem sie Produktionsblockaden, Gruppendenken und gesellschaftlichem Faulenzen entgegenwirken. Sie können auch Techniken nutzen, die gezielt Stille in Meetings mit einbeziehen, wie beispielsweise das Brainwriting. Beim Brainwriting werden Ideen zu einem bestimmten Thema im Stillen aufgeschrieben, bevor sie im Meeting geteilt werden. Dadurch werden mehr Ideen produziert und die Kreativität kann gesteigert werden. Eine weitere Technik ist das stille Lesen. Die Idee bei dieser Technik ist, dass Mitarbeiter auf eine neue Idee oder Initiative reagieren, indem sie stillschweigend den Vorschlag lesen, anstatt eine Präsentation zu hören. Daraus kann sich eine sinnvolle Diskussion ergeben. Stilles Lesen kann das Verständnis und die Bindung der Mitarbeiter an die neue Idee steigern, und es kann Zeit sparen, indem es die Vorbereitung auf das Meeting abnimmt.

• Führen Sie, wenn nötig, remote Meetings ein. Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie kann die Präsenz der Mitarbeiter nicht vorausgesetzt werden. Beim Einführen von remote Meetings ist es wichtig, dass Sie alternative Möglichkeiten zur Strukturierung von Meetings dieser Art in Betracht ziehen (z.B. kürzere Meetings, Intervallmeetings, Datenerfassung vor dem Meeting etc.). Außerdem können Technologien genutzt werden, um entfernte Teilnehmer durch Videos (z.B. Skype, Zoom, Microsoft Teams etc.) oder andere Mittel (einschließlich virtueller Realität) präsent zu machen, die sofortige Übertragung und Diskussion von Inhalten unter den Teilnehmern zu erleichtern und die gleichzeitige Erstellung neuer Inhalte zu fördern.
  
  

Zurück zum anfänglichen Szenario…

…Sie haben an einem Training zum Thema „Meetings wirksam leiten” teilgenommen und sich die Tipps und Empfehlungen aus dem Training zu Herzen genommen. Die grundlegenden Strukturen Ihrer Meetings haben Sie geändert und nach kurzer Zeit gemerkt, dass Sie sich auf das anstehende „Montagmorgen-Meeting” freuen.

Möchten Sie mehr über das Thema „Meetings wirksam leiten” erfahren? Dann bieten wir Ihnen hiermit die Möglichkeit, in Form unseres Virtual Learnings verschiedene Techniken und Methoden kennenzulernen, die Ihre Meetings wirksamer und effektiver machen.

• Hier geht es zur Keller Partner eAcademy.

Wir bedanken uns für Ihr Interesse!
Melina Neubauer mit Prof. Dr. Daniel Keller für Keller Partner

Titelbild: Pexels