Der Weg zum erfolgreichen Onboarding

Tipps für einen gelungenen Start 

Liebe Leserinnen und Leser,

wissen Sie noch, wie Ihr erster Arbeitstag in einem neuen Unternehmen oder einer neuen Abteilung war? Wir bitten Sie, kurz in sich zu gehen und sich an Ihren ersten Arbeitstag zu erinnern: Wie lief Ihre Einarbeitung ab? Was waren Ihre Erwartungen? Welche Herausforderung gab es? Waren Sie aufgeregt? Welche Kolleginnen und Kollegen haben Sie begrüßt?

Wer im beruflichen Alltag Fuß fasst, durchläuft automatisch die Situation, mindestens einmal der „Neuling“ zu sein. Die Fragen nach der optimalen Einarbeitung und langfristigen Integration sind hierbei zentral. Die Maßnahmen des Onboardings beginnen mit dem Eintritt in die Organisation, beziehen sich irrtümlicherweise aber nicht nur auf die erste Einarbeitungswoche. Gelungenes Onboarding ist ein längerer Prozess. Integration und Identifikation mit dem Unternehmen benötigen viel Zeit.

Im Kontext des Onboardings schwingt der Begriff der organisationalen Sozialisation mit. Dieser umfasst den gesamten Prozess des Erwerbs und der Weitergabe von Fähigkeiten, Kenntnissen, Normen und Überzeugungen, die eine Person dazu befähigt, die an sie gestellten organisationalen Handlungsanforderungen erfüllen zu können. Der Onboarding-Prozess schließt die organisationale Sozialisation mit ein und gibt ihr einen zeitlichen Rahmen.

Was passiert, wenn organisationale Sozialisation im Onboarding nicht stattfindet?

Fehlen geeignete Integrationsmaßnahmen, resultieren schnell Kosten für das Unternehmen. Zwei Szenarien sind hier denkbar:

Erstens, die neuen Mitarbeitenden verlassen im Zuge der mangelnden Integration nach kurzer Zeit das Unternehmen. Die Stellen werden wieder frei und es beginnt ein neuer Personalauswahlprozess. Fluktuationen führen zu erheblichen finanziellen Kosten.

Zweitens, die Mitarbeitenden bleibt trotz mangelnder Integration im Unternehmen. Aufgrund der schlechten Unternehmensbindung folgen Demotivation, Frustration und es kommt häufiger zu Fehlern.

Das Ermöglichen eines gelungenen Starts ist nicht nur im Sinne des Unternehmens, sondern auch im Sinne der neuen Mitarbeitenden. Es trägt zu einer positiven Unternehmensbindung bei (Kauffeld, 2011).

An dieser Stelle wird klar, dass die Integration neuer Mitarbeitende ein zentrales Anliegen ist. Um die Maßnahmen zur Integration erfolgreich anwenden und realisieren zu können, ist es vorher wichtig zu verstehen: Wie zeichnet sich gelungenes Onboarding aus?

Hierfür beschreiben Moser und Kollegen (2018) fünf Zielbereiche des Onboardings:

1. Die Vermittlung von Kenntnissen und Fertigkeiten ist ein zentraler Bestandteil von Onboarding Prozessen. Hierbei sollen neuen Mitarbeitenden Wissen und Orientierung vermittelt werden. Dafür ist es wichtig, transparent Vorkenntnisse zu den zu erledigenden Aufgaben zu vermitteln und konkrete Tätigkeiten vor- bzw. nachmachen zu lassen. Stellen Sie klare Regeln auf und geben Sie konsequent Rückmeldung. 

2. Passung und Commitment beschreiben, dass bereits vor der Einstellung eine Passung zwischen Arbeitnehmer und Organisation angestrebt werden soll, die im Onboarding Prozess weiter ausgebaut wird. Stellen Sie hierfür Ihre Organisationskultur transparent dar. Erklären und leben Sie diese den neuen Mitarbeitenden vor. Die Organisationskultur umfasst alle gültigen Überzeugungen, unternehmenstypische Verhaltensweisen und Werte. Verstärken Sie ebenfalls direkt zu Beginn die Bindung an das Unternehmen. Eine starke Identifikation mit Ihrem Unternehmen führt zu erhöhtem organisationalen Commitment. Dieses geht wiederum mit höherer Einsatzbereitschaft und geringerer Fluktuation einher (Moser, 1996).

3. Rolle und Identität richten den Blick darauf, die Rollen im Unternehmen für die neuen Mitarbeitenden zu definieren. Rollenklarheit bietet Sicherheit bezüglich der Handlungsanforderungen. Unsicherheiten in der Aufgabenerledigung und Unklarheiten über die Kriterien der Leistungsbewertung können so entgegengewirkt werden. Klären Sie daher sowohl die Erwartungen der neuen Mitarbeitenden und Ihre eigenen Erwartungen an die Arbeit ab. Machen Sie dafür Handlungslinien und Grenzen sichtbar.

4. Stressbewältigung und Stressprävention sind ebenfalls wichtige Zielbereiche. Bereits zu Beginn sollen Belastungen identifiziert werden. Erwartungsenttäuschung, Verunsicherung sowie persönliche und arbeitsbezogene Belastungen können als mögliche Stressoren wirken. Versuchen Sie, diese aktiv abzubauen. Stehen Sie dafür mit den neuen Mitarbeitenden in einem kontinuierlichen Austausch. Reduzieren Sie Unsicherheiten, indem Sie sich für den Integrationsprozess interessieren. Besonders die Erwartungsenttäuschung führt zu Beginn zu starker Unsicherheit und Fluktuation. Aus wissenschaftlichen Studien wissen wir allerdings auch, dass optimistische Arbeitsanfänger, trotz erlebter Enttäuschung im Unternehmen, weniger häufig kündigen.

5. Sicherheit und Compliance meinen, dass bei der Integration von neuen Mitarbeitenden Maßnahmen ergriffen werden sollten, um Fehler und Unfälle zu vermeiden, die dem Unternehmen schaden als auch die eigene Gesundheit gefährden können. Der Aufbau eines guten Sicherheitsklimas, also der Wahrnehmung der sicherheitsrelevanten Richtlinien, Prozeduren und Praktiken einer Organisation, ist somit eine wichtige Gestaltungsaufgabe und zentrales Kriterium der Integration. Compliance fokussiert darüber hinaus die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien, die für das Unternehmen relevant sind. Vermitteln Sie Ihren neuen Mitarbeitenden konkrete Handlungsstrategien für den Umgang mit kritischen Situationen. 

Bei der Integration neuer Kolleginnen und Kollegen integrieren wir bei Keller Partner diese Zielbereiche in unserem Onboarding. Hier konnten wir für uns eine sinnvolle Kombination an Maßnahmen zusammenstellen.

Aufbauend auf diesen Grundlagen des Onboardings und einer gelungenen Integration, lassen sich Maßnahmen ableiten, von denen wir Ihnen einige vorstellen möchten:

• Nutzen Sie Einführungsprogramme, um Ihre Organisationskultur sichtbar zu machen und eine Identifikation zwischen den neuen Mitarbeitenden mit dem Unternehmen anzustoßen. Sie unterstützen hiermit neue Mitarbeitende bei der Anpassung an das Unternehmen und bieten eine Einführung in den Arbeitsplatz. Diese Einführungsprogramme tragen ebenfalls dazu bei, die Sicherheitskultur kennen zu lernen und so später Fehler und Unfälle zu verhindern. Entwickeln Sie ein festes Konzept für das Onboarding von künftigen Mitarbeitenden, an dem Sie sich orientieren können. Stellen Sie konkrete Handlungslinien dar, geben Sie Einblick in alle Tools und zeigen Sie auch Grenzen auf. Planen Sie für Einführungsprogramme mehrere Tage ein, um einen vollständigen Einblick ins Unternehmen zu garantieren.

• Führen Sie feste Mentoringbeziehungen und Patensysteme in Ihr Unternehmen ein. Diese tragen zu der Vermittlung von Kenntnissen und Fertigkeiten bei. Mentoren und Paten helfen neuen Mitarbeitenden bei der Integration ins Unternehmen, machen auf Regeln aufmerksam und entwickeln sich optimalerweise zu einer Vertrauensperson. Mentoring zeichnet sich darüber hinaus dadurch aus, Karriereambitionen aktiv zu unterstützen. Nicht nur neue, sondern auch erfahrenen Mitarbeitende profitieren hiervon.

• Schaffen Sie Rollenklarheit mittels Supervisionen. Im Rahmen von Supervisionen wird das eigene berufliche Handeln reflektiert. Sie tragen somit zur Klärung des eigenen Rollenverständnisses bei und fördern die Integration in das Unternehmen. Neue Mitarbeitende können an Gruppen- oder Einzelsupervisionen teilnehmen und so auch hier erfahrene Kolleginnen und Kollegen zur Unterstützung erhalten.

• Reduzieren Sie mögliche Erwartungsenttäuschungen mittels realistischer Tätigkeitsvorschau, sowohl im Personalauswahlprozess als auch während dem Eintritt in das Unternehmen. Betonen Sie im Gespräch mit neuen Mitarbeitenden nicht nur positive Aspekte im Unternehmen, sondern sprechen sie zu Beginn auch mögliche Schwierigkeiten an. So vermeiden Sie Enttäuschungen wegen falscher Erwartungen an ihre Position. Die aktive Integration durch Kolleginnen und Kollegen baut weitere Unsicherheiten ab und hilft einen Überblick über alle anfallenden Tätigkeiten zu erlangen.

Haben Sie bereits ein Onboarding Konzept?
Können Sie unsere Tipps für Ihr Onboarding Konzept nutzen?

Sollten Sie Fragen oder Herausforderungen bei der Umsetzung haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir freuen uns, mit Ihnen ein individuelles Onboarding Konzept aufzubauen oder weiterzuentwickeln.

Wir bedanken uns für Ihre Aufmerksamkeit und wünschen viel Erfolg beim Onboarding der nächsten neuen Mitarbeitenden.

Lea Hurtenbach mit Prof. Dr. Daniel Keller für Keller Partner