Geht das überhaupt?
Liebe Leserinnen und Leser,
Hand aufs Herz: Wann haben Sie zuletzt Ihre Mails im Bett überprüft? In vielen Organisationen ist der Blick auf das Postfach die erste und häufig auch die letzte Amtshandlung des Tages. Schließlich möchten wir nichts verpassen – oder ein wichtiges Anliegen warten lassen.
Mails sind schnell und unkompliziert. Statt mit Post-Its, Telefonaten und Flurgesprächen zu kommunizieren, werden Anfragen mit wenigen Klicks über Mail adressiert. Das Medium ist beliebt: Im Durchschnitt werden in Deutschland täglich über 300 Milliarden Mails versendet – Tendenz steigend (Statista, 2022). Das führt in Unternehmen zu einer Nachrichtenflut. Und die kann eben auch zu einem Problem werden. Wir erklären Ihnen, warum.
Mails fressen Arbeitszeit – und lenken uns von unseren eigentlichen Aufgaben ab.
Mitarbeiter verbringen Stunden ihres Arbeitstages mit der Beantwortung von Mails. Damit wird enorm viel Zeit aufgewendet und die ständige Unterbrechung lenkt den Fokus weg von den eigentlichen Aufgaben.
Außerdem können Mails unter Druck setzen.
Die Sorge, den Anschluss zu verlieren oder Menschen zu kränken ist evolutionär im Menschen angelegt. Schließlich sind intakte soziale Gefüge essenziell gewesen – und Kommunikation konnte über Leben und Tod entscheiden. Das erklärt, warum es auch heute noch Stress in uns auslöst, wenn wir Nachrichten unbeantwortet lassen. Studien haben gemessen, dass unser Puls höher ist, je mehr Zeit wir uns täglich mit Mails beschäftigen. Wir werden gestresster, unzufriedener und unser Risiko, auszubrennen, steigt (Mark et al., 2016).
Viele Organisationen regeln den Großteil ihrer Angelegenheiten über Mails. Das Medium aus dem Arbeitsalltag zu verbannen ist für sie nur schwer vorstellbar. Doch mit dem richtigen Ansatz und kluger Reduktion kann sich schon viel ändern. In seinem Buch „Eine Welt ohne Email“ hat Cal Newport vier Prinzipien aufgeführt, die Führungskräften dabei helfen sollen, einen besseren Umgang mit Mails zu kultivieren:
1) Das Prinzip der Aufmerksamkeitsökonomie
Effiziente Arbeitsabläufe sollten sich an den Menschen anpassen und nicht umgekehrt. Um unsere Konzentration zu behalten, müssen wir möglichst lange bei einer Aufgabe bleiben, ohne dabei das Gefühl zu bekommen, von anderen gebraucht zu werden. Das regelmäßige Mails-checken wirft uns immer wieder aus dem Arbeitsfluss und klaut unsere Aufmerksamkeit. Damit Ihr Team einen schnellen Überblick über das wirklich relevante behält, können Sie sich über Projektboards wie Trello oder Asana organisieren. Damit können Sie die Informationen übersichtlich in verschiedene Projekte aufgliedern. Somit werden Ihre Mitarbeiter weniger abgelenkt – und auch Sie können den Fortschritt des Projekts besser verfolgen.
2) Das Prozessprinzip
Verantwortlichkeiten sollten klar verteilt sein, damit sich niemand mit den Angelegenheiten eines anderen aufhält und wichtige Anfragen nicht untergehen, weil sich niemand zuständig fühlt. Das kann schnell passieren, wenn Sie einen E-Mail-Verteiler nutzen. Sie sollten also für jede Aufgabe immer eine klare Person benennen.
3) Das Protokollprinzip
Die Kosten und Unannehmlichkeiten verschiedener Medien sollten immer miteinander abgewogen werden. Häufig werden Mails aus Bequemlichkeit und Gewohnheit genutzt. Wenn Sie aber beispielsweise eine wichtige Abstimmung halten müssten, wäre ein Meeting konzentrierter und überlegter.
4) Das Spezialisierungsprinzip
Kurz: Qualität statt Quantität. Zwar sparen Sie sich Personal, jedoch machen Sie große Einbußen in Ihrer Produktivität, wenn Sie Ihren Arbeitskräften neben ihrer eigentlichen Tätigkeit administrative Aufgaben aufbürden. Unternehmen könnten bis zu 15% sparen, wenn sie statt in Technologie und Software in administrative Fachkräfte investieren würden. Diese können dann die Mails beantworten. So können sich Ihre Mitarbeiter auf ihre Aufgaben konzentrieren. Die neugewonnene Produktivität soll die zusätzlichen Personalkosten weit übersteigen.
Newport legt Ihnen ans Herz: Ziehen Sie alternative Kommunikationstools in Betracht, benennen Sie in internen Mails klare Verantwortlichkeiten, überlegen Sie bei jedem Anliegen kurz, ob eine Mail das sinnvolle Medium dafür ist, und ziehen Sie administrative Fachkräfte in Betracht.
Bei Keller Partner haben wir unsere Infrastruktur bereits umgestaltet, und damit gute Erfahrungen gemacht. Katharina Wildfeuer von Keller Partner begleitete diesen Prozess von Beginn und berichtet in einem Interview von ihren Erfahrungen:
Was war der Ansporn für Keller Partner, den Mailverkehr zu reduzieren?
Die Motivation, Mails im Arbeitstag, vor allem zur internen Kommunikation, abzustellen, war vielfältig: Die E-Mail-Flut, die einem als Mitarbeiter durch Anfragen, Projektkommunikation oder Terminierungen durch den Kunden täglich erreicht, ist eine Belastung und führt nicht selten zu Stress. Die Erwartung, Mails möglichst zeitnah zu beantworten, ist allgegenwärtig. Eine fokussierte Arbeitszeit, die für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten wichtig ist, ist teilweise aufgrund von Ablenkungen und Unterbrechungen durch E-Mail-Benachrichtigungen nicht möglich. Um unter den stetig einfliegenden Mails der Kunden nicht auch noch die interne Kommunikation zur Organisation von Arbeit und Absprachen im Postfach vorzufinden, war es an der Zeit, eine alternative Form der Kommunikation zu finden: Mit unserem Collaborative Workforce Management System „Asana“, einem Projektmanagement-Tool, haben wir intern unter anderem die Möglichkeit, projektbezogen im Team zusammenzuarbeiten, Verantwortlichkeiten und Deadlines zu setzen sowie aktuelle Links und Dateien zu versenden. Das erleichtert die Zusammenarbeit in vielerlei Hinsicht deutlich und bietet die Möglichkeit der Zuordnung zu einzelnen Projekten und Themen. Dieses aufgebaute Wissen rund um die wirksame Etablierung und Umsetzung von Collaborative Workforce Management Systems, auch in der Microsoft Welt, geben wir übrigens immer wieder erfolgreich an Kunden weiter. Und auch in diesen Fällen ist der Nutzen vielfältig und überzeugend.
Wie hat Keller Partner die Veränderung konkret umgesetzt?
Der erste Schritt zur Umsetzung war die Auswahl und Einrichtung eines für unsere Bedürfnisse passenden Projektmanagement-Tools. Nachfolgend war die Einführung und das sich mit den unterschiedlichen Funktionen des Tools Vertrautmachen der Mitarbeiter*innen ein wichtiger Schritt, der für das wirksame Arbeiten mit dem Tool notwendig ist.
Ebenfalls haben wir die interne Meeting-Struktur bei Keller Partner so aufgebaut, dass diese zwar sehr überschaubar, aber trotzdem wirksam ist. So treffen wir uns jeden Morgen virtuell als komplettes Team um 09.00 Uhr zum sogenannten „Daily“ und berichten von anstehenden Aufgaben für den Tag, besprechen vorhandene Herausforderungen und stimmen aufkommende (organisatorische) Themen ab.
Was waren die größten Herausforderungen beim Umstieg?
Aller Anfang ist schwer…die größte Herausforderung war zu Beginn, die jahrelange Angewohnheit, sämtliche Themen per Mail zu klären, abzustellen. Doch mit den schnell spürbaren Vorteilen der Reduktion von Emails fiel es leichter und leichter. Mittlerweile fühlt es sich fast falsch an, falls doch mal eine interne Mail zur Weiterleitung versendet wird.
Dieses Phänomen der Gewöhnung beobachten wir auch oft bei neuen Teammitgliedern: Der Anfang ist ungewohnt, aber schnell sind die alternativen Kommunikationsmöglichkeiten akzeptiert, umgesetzt und vor allem als wirksam angesehen.
Vielen Dank an Katharina Wildfeuer für das Interview !
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Wir bedanken uns für Ihr Interesse!
Daphne Bieletzki mit Prof. Dr. Daniel Keller für Keller Partner
Titelbild: Foto von Andrea Piacquadio auf Pexels